Catering bestellen

5 tips bij organiseren van een evenement

 

Hi! Binnenkort de zware, maar ooh zo leuke, opdracht gekregen om een evenement te organiseren? Of doe je het voor jezelf? Dan kan je misschien wel wat tips gebruiken. Lees hieronder enkele tips uit de evenementenbranche.

 

Weet wat je wensen zijn

Zoals ze zeggen; voorbereiding is het halve werk. Daarom is het belangrijk om precies te weten wat jouw wensen zijn. Hieronder hebben wij alvast wat algemene vragen voor je opgeschreven. Denk er goed over na en maak voor jezelf een lijstje.

Welke stijl gerechten wil jij laten serveren op het evenement en welke stijl zouden de gasten graag zien? In sommige gevallen kom je uit op hetzelfde antwoord, maar lang niet altijd. Probeer dan een jij combinatie te vinden.

Hebben jouw gasten dieetwensen en allergieën? Je kan er bijna zeker van zijn dat dat zo is. Maar welke? Noteer dit goed en bespreek het eerst met de cateraar. Wanneer er tijdig een lijst wordt gepresenteerd is het in 9 van de 10 gevallen geen probleem.

Wie zorgt voor de randzaken? Bestel je een buffet, dan heb je natuurlijk wel een tafel nodig om dit te presenteren. Heb je die zelf tot je beschikking of moet de cateraar die regelen? Zijn er voldoende verlengsnoeren voor de warmhoud-apparaten en wie regelt die anders? En als je een feestje organiseert met 100 gasten, huur je dan zo 400-500 glazen? Of huur je liever 100 glazen en boek je iemand erbij die de glazen spoelt. 

Zo, dat zijn even wat random vragen, maar wel dingen waar over na gedacht moet worden. Ga dus een avondje lekker zitten met collega’s of familie, trek een fles wijn open of een blikje bier, en bespreek de bijeenkomst door en door. 

 

Communicatie, communicatie en communicatie!

In het tijdperk van WhatsApp is persoonlijke communicatie een naar achter geschoven kindje geworden. Maar nog steeds even belangrijk als altijd. Zorg er daarom voor dat u uw cateraar in al uw vragen, wensen en ideeën meeneemt. Zodat uw cateraar echt een gevoel krijgt bij uw evenement. Vraag ook van uw cateraar of hij/zij dat ook bij u doet. Zorg dat u kan komen kijken bij de voorbereidingen. Plan 1 of 2 meetings om de puntjes op de i te zetten en om de voortgang te bespreken. 

Veel cateraar vinden het ook prettig om een goede communicatie te hebben, maar kan het lastig zijn omdat u en de cateraar beide druk zijn. Een goede strategie afspreken met alle partijen werkt voor iedereen het lekkerst!

 

Afspraken gemaakt? Zorg dat ze op papier staan!

Heb je meetings gehad, telefonisch contact en mailtjes verstuurd. Dan heb je afspraken met elkaar gemaakt. Dit zet ik even vet gedrukt, want dit is heel belangrijk; zet het op papier!. Ook wanneer er wijzigingen zijn, ook al zijn het mini dingetjes, zet het zwart op wit. Het gebeurd namelijk nooit moedwillig, maar soms worden dingen gewoon vergeten. Denk er maar eens aan dat de cateraar per ongelijk gluten heeft gewerkt. 

 

Denk aan het milieu en aan voedsel verspilling

Het succes van jouw evenement is een top prioriteit, maar wel een met een gedeelde plek. Namelijk met voedselverspilling en het milieu bewust denken. Zo kan je van te voren alvast contact op nemen met voedsel banken, om te peilen of zij geïnteresseerd zijn wanneer er gerechten, broodjes en dranken overblijven. We kunnen ervoor zorgen dat er voldoende doggybags aanwezig zijn, zodat jouw gasten ook wat lekkernijen mee kunnen nemen. Vier je een event op kantoor? Zorg dan voor voldoende verpakking materiaal. Zo kunt je het bewaren in de koelkast en de volgende dag nog eten.

Met dranken is het in sommige gevallen slim om deze af te nemen op na-calculatie. Hierbij wordt er alleen afgerekend wat er echt wordt genuttigd en de rest wordt weer mee terug genomen. Vaak rekent de cateraar wel een kleine fee over hetgeen wat weer retour moet. Wij vinden dat wel logisch. Het moet immers wel getransporteerd worden, gekoeld en vervolgens weer terug naar de opslag. 

Vraag de cateraar of er gebruik wordt gemaakt van verpakkingsmateriaal. Bijvoorbeeld cateringdozen, wegwerp bakers of bestek. Als het antwoord JA is, vraag dan voor biologisch afbreekbaar materiaal. 

 

Vergeet de randzaken niet; personeel, decoratie, kleding…..

Ja, en dan zijn er nog de randzaken. Dingen waar je vaak niet in het begin aan denkt, maar wel als het al bijna te laat is. Daarom hebben wij een lijstje gemaakt met dingen waar je aan moet denken bij het organiseren en waar een cateraar je vaak bij kan helpen!

Het personeel

Wie regelt het personeel? Heb jij in-house stagiaires die het leuk vinden om te helpen met het event? Hopsa! Probleem opgelost. Maar de kans is ook aanwezig dat je die niet hebt. Elke cateraar kan personeel voor jou regelen. Maar tegenwoordig kan je dit ook heel gemakkelijk zelf. Kijk bijvoorbeeld een op het platform van Temper.

Kleiding / Thema

Boek je personeel bij de cateraar (of waar dan ook), zorg dan voor duidelijke afspraken over de kleding. Heb jij een themafeest? Wij doen graag met je mee en komen in de stijl die jij van ons vraagt. Geef je geen voorkeuren? Dan sturen de meeste cateraars hun personeel in een witte blouse, donkere broek en nette schoenen. Natuurlijk helemaal goed. Maar wellicht kan het iets unieker.

Muziek

De cateraar regelt over het algemeen de muziek niet… Maar dat wil niet zeggen dat zij niet kunnen helpen. Door jarenlange ervaring in de evenementen branche kennen zij veel DJ’s en artiesten. Dus kunnen jou zeker wegwijs maken bij diverse platforms of managers. 

Boek je geen externe artiest en willen jullie de muziek zelf doen? Zorg dan voor goede boxen. Ons advies is om altijd boxen in te huren en niet jou eigen te gebruiken. Als er een drankje aan de man/vrouw is kan het zo zijn dat jou gasten iets te onvoorzichtig omgaan met het volume en de boxen schaden. Daarnaast zijn boxen die je doorgaans voor een privé setting gebruikt niet geschikt om mooie muziek te draaien in een volle zaal. Nog een kleine tip! Vergeet je buren niet te vertellen dat je een feestje hebt. 

Vergunning / beveiliging

Wanneer je een openbaar feest houdt, dan kan het zijn dat je een vergunning nodig hebt en dús beveiliging. Met openbaar bedoelen wij dat iedereen welkom is als gast en dat je niet werkt met uitnodigingen. Een openbaar feest is om eerlijk te zijn wel een hele andere tak van sport, dan een bedrijfsfeest… Hier komt later ook een blogpost over!

Maar beveiliging is wel belangrijk. Denk er van te voren over na wat je gaat doen als er brand uit breekt. Helaas bestaan er voorbeeld waarbij het behoorlijk mis is gegaan. Scan de locatie op vluchtroutes en eventuele zorgwekkende situaties; kades aan het water, balkons, open elektriciteitsdraden, of draden van de boxen die over de vloer lopen.

 

Zorg voor een duidelijk contactpunt

Wanneer de cateraar en zijn personeel bij jou op bezoek zijn, dan komen de lastminute vragen. “Waar kan ik de vrachtwagen parkeren?”, “Kan ik de lift gebruiken?”, “Heb je een stopcontact?" Het is vervelend als het personeel uw gasten lastig vallen met deze vragen. Andersom werkt dit ook. Gasten stellen vragen die het personeel niet kán weten. “Moet ik betalen om te parkeren?” Of “mag ik zometeen ook speechen?”. Zorg er daarom voor dat er iemand aanwezig is die alles weten van de locatie, van de planning en van de opdracht. Het aller aller beste is dat er iemand van de organisatie meewerkt tijdens het event. 

Wil je meer weten over het organiseren van een event. Hoe een cateraar te werk gaat? Of wat wij voor jou kunnen betekenen? Laat het ons weten. Feestjes en bijeenkomsten zitten in ons bloed, dus wij slaan het niet af om te helpen! 

Bestel hier uw catering

Lunch catering bestellen
High Tea catering bestellen
Borrelhapjes-2
Buffet bestellen
BBQ catering bestellen
partycatering bestellen
cocktails bestellen
MENU
Happie Delivery
Right Menu Icon